In het kort
Facturatie automatisering koppelt uw CRM (zoals HubSpot) direct aan uw boekhoudpakket (zoals Exact Online). Zodra een deal wordt gesloten, genereert de software via API-koppelingen automatisch een foutloze factuur en verstuurt deze. Dit elimineert handmatige invoer, vermindert fouten met 100% en versnelt de betalingstermijn aanzienlijk.
Wat is het probleem met handmatige facturatie?
Veel ondernemers besteden zondagmiddagen aan administratie. Handmatige facturatie is traag (gemiddeld 15 minuten per factuur), foutgevoelig (verkeerde BTW-tarieven of typefouten) en zorgt voor trage cashflow (facturen worden pas aan het eind van de week verstuurd).
Hoe werkt een geautomatiseerd facturatieproces?
Een volledig geautomatiseerde workflow bestaat uit drie stappen die real-time plaatsvinden:
1. De Trigger (Het Startschot)
Alles begint bij een actie in uw bedrijfsproces. Dit kan zijn:
- Een deal in HubSpot of Pipedrive die op status 'Won' wordt gezet.
- Een getekende offerte in PandaDoc.
- Een succesvolle betaling in Stripe.
2. De Data Transformatie (De Magie)
Onze software (wij gebruiken bij voorkeur n8n) voert de logica uit:
- Validatie: Bestaat de klant al in Exact Online? Zo nee, maak deze aan via de KvK API.
- Calculatie: Bereken de juiste BTW-regels (bijv. ICP verlegging voor Belgische klanten).
- Creatie: Maak de conceptfactuur aan in het boekhoudpakket.
3. De Uitvoer (Verzending & Opvolging)
De factuur wordt direct per e-mail verzonden. Daarnaast start de opvolging:
- Bij betaling update het systeem uw CRM ("Klant heeft betaald").
- Bij te late betaling verstuurt het systeem automatisch herinneringen.
Wat levert facturatie automatisering op?
Op basis van onze data bij AIFAIS zien klanten de volgende resultaten:
- Snellere betaling: Doordat facturen direct na levering worden verstuurd, wordt de betalingstermijn gemiddeld met 7 dagen verkort.
- Foutreductie: Computers maken geen typefouten in bedragen of tenaamstellingen.
- Realtime Inzicht: Uw omzetcijfers zijn altijd up-to-date, niet pas aan het einde van het kwartaal.
Welke softwaretools werken het best samen?
Voor de Nederlandse markt adviseren wij de volgende stacks:
| Categorie | Aanbevolen Tools |
|---|---|
| Boekhouding | Exact Online, Moneybird, Twinfield |
| CRM | HubSpot, Pipedrive, Salesforce |
| Middleware | n8n (voor privacy & complexiteit), Make.com |
Zelf bouwen of uitbesteden aan AIFAIS?
U kunt eenvoudige koppelingen zelf maken met Zapier. Echter, voor complexe logica (zoals BTW-verleggingen, G-rekeningen of staffelkortingen) is maatwerk vereist.
AIFAIS bouwt robuuste n8n-workflows die specifiek zijn ingericht op uw bedrijfsprocessen. Wij beheren de techniek, u beheert de business.
Veelgestelde Vragen
Wat is geautomatiseerde facturatie?
Geautomatiseerde facturatie is het proces waarbij software (zoals n8n of Zapier) gegevens uit uw CRM of webshop haalt en deze zonder menselijke tussenkomst omzet in een verkoopfactuur in uw boekhoudpakket.
Welke tools heb ik nodig om te automatiseren?
U heeft drie componenten nodig: een bron (CRM/Webshop), een boekhoudpakket (Exact/Moneybird) en een 'connector' tool zoals n8n, Zapier of Make.
Is automatische facturatie veilig?
Ja, mits goed ingericht. API-koppelingen zijn veiliger dan menselijke invoer omdat typefouten (zoals verkeerde IBANs of bedragen) worden uitgesloten.
Mark Teekens
Mark Teekens is technisch specialist in financiële koppelingen en Exact Online integraties bij AIFAIS.